Qu’est-ce qu’un ERP ? En bref, l’ERP (Enterprise Resource Planning) est une suite d’applications conçues pour gérer et intégrer les principaux processus commerciaux. Bien qu’elle ait été principalement utilisée par les grandes entreprises, elle devient de plus en plus populaire auprès des petites et moyennes entreprises. Dans cet article, nous vous guiderons sur les principes fondamentaux de l’ERP, au-delà de la réponse à la question “qu’est-ce que l’ERP”, afin de vous aider à faire le bon choix.
L’ERP est un logiciel de gestion des processus d’affaires qui gère et intègre les activités quotidiennes de l’entreprise, telles que les activités financières, d’approvisionnement, de production, de projet, de ressources humaines, etc. Il fournit des informations précises et en temps réel qui aident les parties prenantes à prendre de bonnes décisions commerciales sur la base des données générées. L’ERP élimine les données en double et assure l’intégrité des données en collectant les données transactionnelles partagées d’une entreprise à partir de sources multiples.
Quelles industries peuvent bénéficier de l’ERP ?
Auparavant, l’ERP était uniquement destiné à l’industrie manufacturière. Aujourd’hui, le logiciel s’est étendu à divers autres secteurs tels que les services, l’éducation, le commerce de détail et de gros, l’immobilier, l’alimentation et les boissons, la santé et même le gouvernement.
Chaque organisation gère certainement des employés, achète des produits ou des services, vend ou distribue quelque chose et tient une comptabilité financière. L’ERP permet aux organisations de tous les secteurs d’activité d’intégrer et de gérer toutes ces fonctions de base.
Pourquoi l’ERP est-il important pour votre entreprise ?
Êtes-vous déjà demandé pourquoi tant d’entreprises recherchent des solutions de planification des ressources de l’entreprise ? Pourquoi en ont-elles besoin ? Selon les dernières données statistiques, 81 % des entreprises sont en train de mettre en œuvre un ERP ou l’ont mis en œuvre avec succès. Elles n’envisageraient jamais de mettre en œuvre un ERP si ces systèmes ne présentaient pas d’avantages pour leurs activités.
Analysons les avantages d’un système ERP pour votre entreprise.
- Optimisation de l’efficacité
Les systèmes de planification des ressources d’entreprise servent à simplifier une variété de processus commerciaux qui prennent beaucoup de temps et d’efforts lorsqu’ils sont effectués manuellement. Les tâches répétitives telles que le suivi des stocks, l’attribution de tâches aux employés, le contrôle des heures de travail, la distribution des salaires, la génération de rapports financiers, peuvent toutes être effectuées automatiquement.
En automatisant des processus complexes, vos employés peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches principales sans avoir à se déranger. Par exemple, l’équipe de marketing peut générer des données quotidiennes sur le trafic web sans avoir à les demander à l’équipe informatique, l’équipe de comptabilité peut générer des rapports relatifs aux ventes sans avoir à s’en remettre aux responsables des ventes.
Les systèmes ERP permettent également un accès rapide aux données pour les responsables et les parties prenantes de l’entreprise. Les décideurs peuvent suivre les indicateurs clés de performance dans toute l’entreprise grâce au tableau de bord. Toutes les données requises peuvent être générées en temps réel.
- Accroître la collaboration entre les équipes
La collaboration entre départements est un élément crucial et souvent nécessaire dans une entreprise. Un système ERP fait tomber les barrières entre les départements d’une entreprise. Les données étant stockées dans un logiciel ERP centralisé et cohérent, un service peut accéder aux données des autres services. L’ERP SaaS ou basé sur le cloud peut étendre la collaboration inter-équipes existante à plusieurs bureaux situés dans des lieux différents via Internet.
- Réduire les coûts d’exploitation
Les systèmes ERP aident également les entreprises à réduire leurs coûts d’exploitation. Comme la plupart des activités opérationnelles sont automatisées, les diverses interruptions, retards et pannes peuvent être correctement anticipés. Tous les travaux complexes peuvent être réalisés plus rapidement, ce qui réduit les délais. Les entreprises peuvent également réduire la quantité de main-d’œuvre, car les solutions ERP prennent en charge une variété de tâches quotidiennes.
4. Améliorer la sécurité des données
Les solutions ERP sont dotées de pare-feu et de contrôles de restriction pour éviter les violations de données. Le système concentre toutes les données en un seul point, ce qui permet de contrôler facilement les points d’accès. Les administrateurs chargés de gérer les données de l’entreprise peuvent accorder des droits d’accès limités aux employés. Par exemple, les responsables des ressources humaines peuvent cacher certaines données importantes uniquement pour eux-mêmes et les parties prenantes, tout en accordant aux employés la permission de consulter leurs données financières.
Les administrateurs peuvent également désactiver rapidement l’accès des employés licenciés et accorder l’accès aux nouveaux employés. Les solutions ERP montrent également les activités des utilisateurs, de sorte que les administrateurs peuvent facilement identifier les actions non autorisées ou les modèles d’activité suspects dans le système.
- Faire des prévisions réalistes et exactes
L’une des choses les plus cruciales pour le développement des entreprises est la capacité à faire des prévisions précises. Les parties prenantes s’appuient sur les rapports pour faire des prévisions qui affecteront finalement les décisions qu’elles prennent. Il est donc très important pour les entreprises d’obtenir des rapports en temps réel, complets et cohérents. L’ERP peut faciliter tout cela.
Les outils de reporting ERP utilisent des filtres et des analyses sophistiqués qui permettent de filtrer les incohérences dans les données. Le système garantit également que les données obtenues sont générées en temps réel. Des rapports commerciaux précis aideront les parties prenantes à prendre les meilleures décisions pour leur entreprise.
Comment décider si et quand votre entreprise a besoin d’un ERP ?
Chaque entreprise est unique et doit faire face à des défis différents. Maintenant, la question est la suivante : comment savoir si votre entreprise a besoin d’un ERP ? Voici quelques paramètres qui indiquent que vous devriez envisager d’utiliser un système ERP dès maintenant.
- Votre personnel passe trop de temps sur des tâches qui ne devraient pas être effectuées manuellement
- Vous n’avez pas un accès rapide et facile aux données dont vous avez besoin pour prendre des décisions d’affaires.
- Votre entreprise travaille avec plusieurs vendeurs ou fournisseurs dans différentes régions ou différents pays.
- Vous disposez de nombreuses applications différentes que vous avez mises en place pour votre entreprise au fil des ans, mais elles ne sont pas connectées entre elles.
- Vous n’êtes pas en mesure de contrôler quotidiennement le niveau de vos stocks.
- Vous consacrez trop de temps à la recherche d’informations, à l’augmentation de la productivité et de l’efficacité et à l’intégration de diverses fonctions dans votre entreprise
- Votre personnel ne peut pas facilement collaborer ou partager des informations entre eux
- Vous ne pouvez pas accéder aux données et informations commerciales importantes lorsque vous êtes en dehors du bureau
- Vous abordez les problèmes lorsqu’il est trop tard ; en d’autres termes, vous ne pouvez pas être proactif lorsqu’il s’agit d’identifier les problèmes dans votre processus d’entreprise.
Si la plupart des points mentionnés ci-dessus vous concernent, cela signifie qu’il est temps pour vous de trouver immédiatement la bonne solution ERP.
Types de déploiements ERP
Il existe plusieurs types de développements ERP qui ont la cote sur le marché actuel. Pour éviter toute confusion lorsque les fournisseurs d’ERP vous proposent la solution, essayez d’apprendre les trois types populaires suivants de développements ERP
ERP sur site
L’ERP sur site est installé localement sur le matériel et les serveurs de votre entreprise ; il est géré par le personnel informatique. L’investissement initial pour un ERP classique est assez élevé car votre entreprise doit acheter des serveurs afin de faire fonctionner le système. Vous devez également disposer d’un personnel informatique chargé de la gestion et de la maintenance du système. En outre, la mise à niveau d’un système ERP sur site demande beaucoup d’efforts, car votre équipe informatique devra recommencer la personnalisation à partir de zéro, et vous perdrez vos personnalisations précédentes.
Bien qu’elles nécessitent beaucoup de coûts et d’efforts, les solutions ERP classiques sont toujours très demandées, car ces systèmes permettent aux entreprises de gérer leurs propres données afin d’en assurer la sécurité. En outre, les systèmes ERP sur site offrent également une facilité de personnalisation et donnent plus de contrôle sur le processus de mise en œuvre. Les solutions ERP conventionnelles sont généralement plus populaires auprès des grandes entreprises.
ERP sur cloud
L’ERP sur cloud ou ERP en mode SaaS est un type de déploiement ERP qui permet aux entreprises de gérer des données centralisées via une connexion Internet. En d’autres termes, votre fournisseur d’ERP est responsable du bon fonctionnement de ce système et le surveille par le biais du backend. Les utilisateurs n’ont besoin que d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour pouvoir accéder au système.
Le coût d’investissement d’un système ERP sur cloud est beaucoup plus faible que celui d’un ERP sur site. Toutefois, les utilisateurs sont soumis à des frais généraux (généralement mensuels) tant qu’ils utilisent le système. Les solutions ERP sur cloud sont plus populaires parmi les petites et moyennes entreprises. Les avantages de l’ERP sur cloud sont les suivants :
Déploiement plus rapide
Contrairement à l’ERP sur site, l’ERP sur cloud ne nécessite pas de matériel supplémentaire. Votre entreprise n’a donc pas à perdre de temps à acquérir et à installer une infrastructure informatique. Le temps d’installation de l’ERP sur cloud ne prend généralement que 3 à 6 mois, alors que la mise en œuvre d’un système ERP classique nécessite au moins un an.
Mises à jour et mises à niveau périodiques du système
Avant tout, la mise à niveau de l’ERP en nuage est assurée en permanence par le fournisseur. En outre, vous pouvez être assuré de toujours utiliser le système ERP le plus récent et le plus à jour. En revanche, lorsque vous utilisez un système ERP classique, vous devez régulièrement mettre à jour et à niveau le système en supprimant les ajustements que l’entreprise utilisait auparavant.
Mobilité de haut niveau
Le système ERP sur cloud vous permet de garder un œil sur votre entreprise partout et à tout moment. Puisqu’il est basé sur un site Web, les utilisateurs peuvent accéder au système par le biais de navigateurs pris en charge. Vous n’aurez pas besoin de venir au bureau juste pour consulter les différentes données que vous souhaitez, car vous pouvez y accéder via votre téléphone portable ou votre tablette.
ERP hybride
L’ERP hybride est une combinaison de l’ERP sur site et de l’ERP sur cloud. Il constitue une solution logique pour de nombreuses entreprises qui souhaitent mettre à niveau leurs systèmes ERP conventionnels actuels sans avoir à les changer. Outre la séparation des fonctions entre l’ERP classique et l’ERP sur cloud, l’ERP hybride aide également les entreprises à intégrer ou à ajouter des fonctionnalités à leurs systèmes ERP existants à un coût minimal.
Éléments à prendre en compte lors du choix d’un logiciel ERP
- Les besoins de votre entreprise
Chaque entreprise a des défis et des besoins différents. Un bon logiciel ERP peut être adapté aux besoins uniques de chaque entreprise. Assurez-vous de bien comprendre les défis auxquels votre entreprise est confrontée et les solutions que vous attendez de votre logiciel ERP. Expliquez tous vos besoins en détail à votre fournisseur afin qu’il vous fournisse un système ERP dont les spécifications et les fonctionnalités répondent à vos exigences.
- Viabilité du fournisseur et références
Obtenez des informations détaillées sur votre fournisseur, notamment sur son expérience dans la fourniture de solutions ERP à diverses entreprises. Qui sont ses clients ? Quels sont les secteurs d’activité de ses clients ? Depuis combien de temps le fournisseur est-il en activité ? N’oubliez pas de demander des témoignages de chacun de ses clients. Si nécessaire, demandez directement à leurs clients les résultats qu’ils ont obtenus en utilisant le logiciel ERP (y compris leurs relations avec votre fournisseur).
- Soutien
Lorsque vous vous adressez à un fournisseur d’ERP, n’oubliez pas de vous renseigner sur le support qu’il offre. L’assistance est un élément crucial à chaque étape d’un projet, qui comprend l’analyse des besoins, la planification du projet, la mise en œuvre, la configuration, la formation et le tutorat, ainsi que la post-implémentation. Assurez-vous que votre fournisseur peut être facilement contacté lorsque votre système ERP rencontre des problèmes ou lorsque vous avez des questions concernant le système.
- Intégration et personnalisation
Un bon logiciel ERP permet à ses utilisateurs de l’intégrer et de l’adapter facilement. Vous n’avez peut-être pas besoin de beaucoup d’intégration ou de personnalisation pour le moment, mais les besoins de votre entreprise peuvent changer à tout moment. Il se peut que vous souhaitiez ajouter certains modules ou les réduire à l’avenir. Plus votre entreprise se développe, plus les besoins deviennent complexes. Assurez-vous donc que le logiciel ERP que vous choisissez peut facilement être adapté à la taille de votre entreprise.
- Processus de mise en œuvre
L’un des principaux facteurs que vous devez prendre en compte lors du choix d’un logiciel ERP est la durée de la mise en œuvre. La période de mise en œuvre du logiciel ERP dépend généralement du nombre d’ajustements à effectuer. Plus la personnalisation est importante, plus le processus de mise en œuvre est long. La mise en œuvre d’un ERP basé sur le cloud est généralement plus rapide et plus simple que celle d’un ERP classique. Choisissez donc le déploiement ERP le plus adapté et le plus avantageux pour votre entreprise.
Conclusion
Au milieu d’une concurrence commerciale de plus en plus féroce, vous devez être en mesure de suivre l’évolution constante des tendances technologiques. Si vous gérez votre entreprise avec des méthodes manuelles ou dépassées, vous ne pourrez que vous laissiez distancer.
L’ERP permet de simplifier diverses opérations complexes, d’accroître l’efficacité, de réduire les coûts et d’optimiser la productivité de votre entreprise. Il est applicable aux entreprises de toutes tailles : petites, moyennes et grandes.
Maintenant que vous avez appris ce qu’est un logiciel ERP, de son histoire à ses avantages, en passant par les types de déploiement, les modules courants et les facteurs à prendre en compte lors de son choix. La prochaine étape sera d’identifier tous les défis auxquels votre entreprise est confrontée et les solutions requises.